プライバシーポリシー

1. 事業者の氏名・名称・住所および代表者の氏名

名称	株式会社BEARS
住所	東京都江戸川区南葛西5-3-36-101
代表者	代表取締役　熊本 圭介

当社の事業内容は、消防設備保守業務およびソフトウェア開発事業（自社サービス In-toRI）です。

2. 個人情報保護管理者

当社における個人情報の管理について責任を有する個人情報保護管理者は、次のとおりです。

職名	代表取締役（個人情報保護管理者を兼任）
氏名	熊本 圭介
所属	株式会社BEARS 本社
連絡先	info@bears-systems.com

3. 全ての保有個人データの利用目的

当社は、事業の遂行に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により、必要最小限の範囲で個人情報を取得し、以下の利用目的の範囲内で利用します。当社が保有する全ての保有個人データの利用目的は次のとおりです。

情報区分	主な取得項目	取得方法	利用目的	保管期間
お取引先担当者情報	氏名、所属、連絡先、メールアドレス	名刺交換、契約時に本人から直接	取引業務の連絡、契約履行	取引終了後5年
従業員情報	氏名、住所、連絡先、雇用契約情報、給与情報、銀行口座、緊急連絡先等	本人から直接	採用選考、人事労務管理、給与・賞与・退職金の計算および支払、社会保険・税務手続、人事評価、安全衛生管理、退職後の問合せ対応	退職後5年（法令で長期保管が必要なものは当該法令に従う）
採用応募者情報	氏名、連絡先、履歴書、職務経歴書	本人から直接	採用選考、採用に関する連絡	不採用の場合は選考終了後1年、採用の場合は従業員情報として管理
お問い合わせ者情報	氏名、連絡先、メールアドレス、問い合わせ内容	ウェブフォーム、メール、電話	お問い合わせへの対応、再問い合わせ時の経緯確認	対応完了後6ヶ月

法令に基づき長期保管が義務付けられる情報（例：税務関係書類）については、当該法令の定める期間保管します。

当社は、原則として本人から直接個人情報を取得します。ただし、消防設備点検業務において利用企業から提供を受ける前回の点検結果報告書（届出者の情報を含む）など、業務上必要な範囲で本人以外から間接的に取得する場合があり、その場合は利用目的をあらかじめ公表します。

特定個人情報（マイナンバー）の取扱い

当社は、従業員および一部のお取引先から、法令に基づく事務を遂行するために必要な範囲で、マイナンバー（個人番号）および関連情報（以下「特定個人情報」という）を取得します。

• 利用目的：税務署・市区町村への法定調書等の作成および提出、社会保険関係手続（健康保険・厚生年金・雇用保険等）
• 取扱者：代表取締役に限定します。税理士事務所への委託は必要が生じた場合にのみ行い、その際は番号法に基づく適切な監督契約を締結します。
• 保管方法：紙媒体により耐火金庫に保管します。電子データでの保管は行いません（税務申告書作成時等、一時的な処理を除く）。
• 保管期間：法令の定める期間（源泉徴収関係書類は7年等）経過後、速やかに廃棄します。
• 第三者提供の制限：番号法で認められた場合を除き、本人同意の有無にかかわらず第三者提供は行いません。

特定個人情報の取扱いの詳細は、当社が別途定める「特定個人情報取扱規程」による。

要配慮個人情報の取扱い

当社は、採用選考等の過程で、履歴書・職務経歴書の記載事項として要配慮個人情報（病歴・信条・犯罪歴等）が含まれる可能性があることを認識しています。要配慮個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人の同意を得たうえで必要最小限の範囲で取得し、利用目的の範囲内でのみ利用します。

個人関連情報・仮名加工情報・匿名加工情報

当社は、個人関連情報・仮名加工情報・匿名加工情報を取り扱いません。

4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

保有個人データの取扱いに関する苦情・相談は、下記の窓口までお申し出ください。当社は、「苦情・相談対応手順書」に基づき、適切かつ迅速に対応します。

窓口	株式会社BEARS 個人情報保護管理者
住所	東京都江戸川区南葛西5-3-36-101
メール	info@bears-systems.com

5. 認定個人情報保護団体

当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者には該当しません。

6. 開示等の請求等に応じる手続

ご本人またはその代理人は、当社が保有する保有個人データおよび第三者提供記録について、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止（以下「開示等の請求等」という）を請求できます。当社は「個人情報取扱手順書」に定める次の手続により、本人に過重な負担を課さないよう配慮のうえ、遅滞なく対応します。

(1) 申出先

上記「4. 苦情の申出先」と同じ窓口（株式会社BEARS 個人情報保護管理者／info@bears-systems.com）まで、まず電子メールにてご連絡ください。当社所定の請求書様式「開示等請求書」を送付します。

(2) 提出すべき書面の様式その他の請求の方式

当社所定の「開示等請求書」に必要事項を記入のうえ、ご提出ください。当社は、請求の対象となる保有個人データまたは第三者提供記録を特定するに足りる事項の提示を求める場合があります。

(3) 本人・代理人であることの確認方法

• 本人による請求の場合：運転免許証、マイナンバーカード（個人番号は確認に使用せず、表面の氏名・住所等のみを確認）等の本人確認書類の写しにより、本人であることを確認します。
• 代理人による請求の場合：上記の本人確認書類に加え、本人作成の委任状および代理人自身の本人確認書類により、代理権および代理人であることを確認します。法定代理人の場合は、その資格を証明する書類により確認します。

(4) 手数料

開示等の請求等に係る手数料は、無料とします。

(5) 回答方法

開示は、本人が指定した方法（電磁的記録の提供を含む）により行います。ただし、当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難である場合は、書面の交付により行い、その旨と理由を通知します。

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、以下の安全管理措置を講じています。

• 組織的安全管理措置：個人情報保護管理者の設置、個人情報保護規程の整備、個人情報の取扱状況の月次点検、個人情報保護監査責任者による年1回以上の内部監査の実施、事故・インシデント発生時の報告・対応体制の整備。
• 人的安全管理措置：従業者への定期的な教育・研修の実施、秘密保持に関する誓約書の取得、退職後を含む守秘義務の徹底。
• 物理的安全管理措置：執務区域の施錠管理、耐火金庫による紙媒体書類の保管、書類廃棄時のシュレッダー処理、私物端末の業務利用に関する許可制の運用。
• 技術的安全管理措置：アクセス権限の最小化、多要素認証、ウイルス対策ソフトの導入、通信の暗号化（HTTPS/TLS）、端末の暗号化。
• 外部サービス（クラウド）利用に伴う措置：当社は Google Workspace（Google ドライブ等）および Firebase（東京リージョン）を利用します。これらの外部サービスの利用に際しては、あらかじめサービス内容（提供事業者の安全管理体制、データの保管場所、アクセス制御等）を把握・評価のうえ選定し、提供事業者との契約（データ処理契約等）により安全管理が確保されていることを確認したうえで、アクセス権限の管理・認証・暗号化等の設定により保有個人データを保護します。

外国にある事業者により取り扱われる情報の保護措置については、本ポリシー「10. 委託および外国にある第三者への提供」に記載します。なお、本人の知り得る状態に置くことにより保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがある事項については、公表を差し控えます。

8. 開示等の請求等に応じられない場合の取扱い

当社は、開示等の請求等に対し、原則として遅滞なく応じます。ただし、以下の限定された事由に該当する場合は、その全部または一部に応じないことがあります。この場合、当社は本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明します。

(1) 利用目的の通知に応じない場合

• 個人情報保護法に定める利用目的の通知を要しない場合に該当するとき。
• 本ポリシー「3. 利用目的」により、当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかであるとき。

(2) 開示に応じない場合

• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
• 法令に違反することとなる場合。

なお、当該本人が識別される保有個人データまたは第三者提供記録が存在しないときは、その旨を本人に遅滞なく通知します。

(3) 訂正・追加・削除に応じる場合／応じない場合

訂正等の請求を受けた場合、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正等を行い、その旨および内容を本人に通知します。請求に応じなかった場合は、その旨と理由を本人に通知します。

(4) 利用停止・消去・第三者提供の停止に応じる場合／応じない場合

利用停止等の請求に応じた場合は、遅滞なくその旨を本人に通知します。次のいずれかに該当する場合は、利用停止等に応じないことがあり、その旨と理由を本人に通知します。

• 利用停止等に多額の費用を要する場合等の理由により利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき。
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
• 法令に違反することとなる場合。

9. 第三者提供の制限

当社は、以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• 国の機関等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

10. 委託および外国にある第三者への提供

(1) 個人情報の委託

当社は、業務の遂行上必要な範囲で、以下の委託先に個人情報の取扱いを委託する場合があります。委託先の選定にあたっては、適切な個人情報保護体制を整備している事業者を選定し、契約により個人情報の適切な管理を義務付け、「委託先管理規程」に基づき監督します。

• 税理士事務所：税務・会計業務、給与計算
• Google LLC（米国）：クラウドサービス（Google Workspace、Firebase）の利用
• EmailJS, Inc.（米国）：お問い合わせフォームのメッセージ配信
• その他、業務上必要な委託先

(2) 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービスの利用に伴い、一部の個人情報が外国にある事業者により取り扱われる場合があります。

提供先	所在国	提供される情報	保護措置
Google LLC	米国	メール、書類、スケジュール、In-toRI関連データ等（Google Workspace・Firebase経由）	当該事業者との契約（DPA等）による適切な保護を確保
EmailJS, Inc.	米国	お問い合わせフォームのメールアドレスとメッセージ内容	配信目的に限定した一時的な経由

各国の個人情報保護制度については、個人情報保護委員会ウェブサイト（https://www.ppc.go.jp/）にて確認できます。当社は、提供先との間で個人情報保護法に定める適切な保護措置（データ処理契約等）を確保したうえで外国への提供を行います。

11. Cookieおよび外部サービスの利用

当社ウェブサイトでは、利用者を識別するためのトラッキングCookie、アクセス解析ツール（Google Analytics等）、広告配信タグは使用しません。

ただし、お問い合わせフォームにおいては、メッセージの配信のためEmailJS（EmailJS, Inc.）のサービスを利用します。フォームで入力されたメールアドレスおよびメッセージ内容は、配信目的に限りEmailJSのサーバーを経由します。

12. 継続的改善（PDCAサイクル）

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを以下のサイクルで継続的に改善します。

• Plan：個人情報保護に関する計画および目標の策定
• Do：計画に基づく運用の実施
• Check：個人情報保護管理者による年1回以上の内部監査および取扱状況の点検
• Act：監査結果および法令改正等を踏まえた本ポリシーおよび関連規程の見直し

本ポリシーの改訂は、個人情報保護管理者の承認を経て行い、当社ウェブサイトにて公表します。

13. 関係法令の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）、その他の関係法令および国の指針（JIS Q 15001:2023に基づくプライバシーマーク制度の構築・運用指針 ver1.0）を遵守します。

14. お問い合わせ窓口（再掲）

本ポリシーに関するお問い合わせ、保有個人データに関する苦情、および開示等の請求等は以下まで。

株式会社BEARS 個人情報保護管理者
住所：東京都江戸川区南葛西5-3-36-101
メール：info@bears-systems.com