Privacy Policy

1. 取得・保存する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報のみを取得およびサーバー上に保存する。

• 物件に関する情報（物件管理番号、部屋番号、感知器の種類・個数等）
• 点検業務に関する情報（点検日時、点検内容のステータス、部屋ごとの点検時の留意事項メモ）
• 業務完了の確認情報（部屋番号のみを記載した居住者のサイン）
• 現場連絡（チャット）機能で送信された文面・送信者の表示名・既読情報
• 点検時の不良箇所写真（サーバー上は転送完了までの一時保管のみ）
• 事前に登録された前回の消防用設備等点検結果報告書PDF（届出者の住所・氏名・電話番号等を含む。次回点検時の現場での参照用）

※居住者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の個人情報は一切取得・保存しない。なお報告書PDFには届出者（建物所有者・管理組合等）の住所・氏名・電話番号が含まれ、これは現場での参照のため当社のストレージに保管する（保管期間は第4項のとおり）。

2. 取得しない情報

Googleアカウントの認証はGoogle社の認証画面上で完結するため、当社がパスワード等の認証情報を取得・保存することは構造上不可能である。また、概要表といった建物の詳細な図面・機密情報を含むファイルは本サービスのサーバーに保存しない（現場での参照用に事前登録された点検結果報告書PDFを除く。これは第1項・第4項のとおり取り扱う）。

3. 情報の利用目的

取得した情報は、以下の目的のために利用する。

• 本サービスにおける点検業務の進捗管理
• リアルタイム共有機能の提供
• 点検完了時の実施確認票（PDF）の生成
• 点検現場における従業者間の業務連絡（現場連絡機能・新着通知の送信）
• 不良箇所の記録・報告のための写真の転送
• 本サービスの保守、運用、およびセキュリティ対策の実施

4. 保管場所・保管期間およびデータの消去

取得した情報は、日本国内（東京リージョン）のGoogle Cloud（Firebase）上に保管する。利用者の点検業務期間中のみサーバー上に保存され、点検業務の完了に伴うリセット操作により、居住者のサインを含む点検データはクリアされる。

• 保管場所：日本国内（Google Cloud 東京リージョン：asia-northeast1）
• 本サービスのデータベースは導入企業ごとに独立したプロジェクトとして完全に分離して構築し、他組織からのアクセスを構造的に遮断する。
• 現場連絡（チャット）の文面は点検期間中のみ保存し、期間終了後にサーバー側で自動的に消去する。
• 不良箇所写真は、サーバー上では転送完了までの一時保管のみとし、転送完了後に即時削除する（写真の保管は利用企業側の管理領域で行う）。
• 事前登録された点検結果報告書PDFは、次回点検時の現場での参照に必要な間、当社ストレージに保管する。新しい報告書への差し替え時に上書きし、物件の利用終了時に削除する。閲覧時には表示の高速化およびオフライン閲覧のため閲覧端末内に一時的な控えを保持する（差し替え時に更新され、端末のキャッシュ消去で消える）。
• 個人を特定しうる情報の長期保管は原則として行わない。
• 法令に基づき保存が必要な場合は、当該法令の定める期間に従う。
• データの保存先は日本国内（東京リージョン）に限定するが、基盤を提供するGoogle（米国法人）は外国にある第三者に該当するため、同社とのデータ処理契約等により国内と同等の保護措置を確保する。

5. 第三者提供の制限

当社は、取得したデータを、利用者の同意を得ることなく第三者に提供することはない。ただし、法令に基づく場合や、人の生命・身体・財産の保護のために必要がある場合を除く。

6. 安全管理措置

当社は、取得したデータの保護のため、以下の措置を講じる。

• 組織的安全管理措置：個人情報保護管理者の設置、個人情報の取扱状況の確認体制の整備、定期的な点検の実施
• 人的安全管理措置：関係者への情報セキュリティに関する定期的な教育、秘密保持義務の徹底
• 物理的安全管理措置：Google Cloud施設による物理的アクセス制御および設備管理
• 技術的安全管理措置：初期状態で読み書きを拒否するアクセスルールの適用（最小権限の原則）、Firebase App Checkによる不正API利用の防止、通信の暗号化

7. 開示・訂正・削除請求の手続

利用者は、当社が保有する利用者自身に関する情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止を請求できる。請求は下記問い合わせ窓口まで電子メールにて連絡されたい。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応する。なお、請求手数料は無料とする。また、本サービスで保管する点検結果報告書PDFに含まれる届出者（建物所有者・管理組合等）の個人情報に関する開示等の請求については、当社が委託元（利用企業）を通じて対応する。

8. Cookieおよび外部サービスの利用

本サービスおよび当社ウェブサイトでは、利用者を識別するためのトラッキングCookie、アクセス解析ツール（Google Analytics等）、広告配信タグは使用しない。

ただし、当社ウェブサイトの問い合わせフォームにおいては、メッセージの配信のためEmailJS（EmailJS, Inc.）のサービスを利用する。フォームで入力されたメールアドレスおよびメッセージ内容は、配信目的に限りEmailJSのサーバーを経由する。

9. お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせおよび開示等請求は以下まで。

株式会社BEARS 個人情報保護管理者
住所：東京都江戸川区南葛西5-3-36-101
メール：info@bears-systems.com